En route vers la chaine de sécurité, de confiance et de valeur probante des échanges documentaires numériques : courriers, formulaires, factures, avis d’opérés…
La dématérialisation des documents électroniques, de leur correspondance en ligne, et de leur archivage numérique se développe de manière externalisée avec de nombreux Opérateurs Tiers de Confiance et Prestataires de gestion documentaire.
Ces Opérateurs et ces Prestataires participent, ensemble et pour leurs métiers respectifs, à la « chaîne de sécurité, de confiance, de légalité et d’interopérabilité » sur laquelle est fondée la dématérialisation des correspondances et des archives numériques dont les documents et les données entrent dans le bilan et dans la comptabilité informatisée des sociétés et des administrations.
La dématérialisation à valeur probante a pour objet, non seulement d’assurer la gestion « en flux tendus » (chaine productive) et la gestion électronique de document (GED, chaine administrative), mais également d’établir juridiquement les documents originaux électroniques qui seront « certifiés exacts » au même titre que le sont déjà certaines « valeurs monétaires ou mobilières» dans le « Système Bancaire » par l’intermédiaire des Etablissements Financiers Tiers de Confiance.
Les données financières de ces documents originaux électroniques sont en effet directement injectées dans la « comptabilité informatisée » des entreprises ou des administrations (actifs et passifs de bilan) ; et les « valeurs commerciales et financières » correspondantes sont des « titres sécurisés » à déposer légalement en « archives dématérialisées ».
La dématérialisation légale a donc aussi pour objet de préserver à « titre nominatif » le patrimoine financier numérique en facilitant aux employés habilités la gestion collaborative des opérations commerciales, sociales, fiscales, financières et bancaires correspondantes.
Les Prestataires qui participent à la «chaine de dématérialisation légale et sécurisée», exercent des métiers complémentaires : Editeurs de logiciels de gestion documentaire et de sécurité, Prestataires d’Editique, Tiers d’Archivage, Sociétés de Services Informatiques, Opérateurs Télécom, et les Autorités de Certification (Signature Electronique) intégrant les technologies et les solutions utiles à l’enregistrement, à l’identification, à l’authentification, à la sécurité nationale et à la confiance numérique.
Le cadre règlementaire actuel de la dématérialisation à valeur probante certaine est largement suffisant (1) pour construire les applications dont les utilisateurs ont besoin actuellement dans leur contexte informatique professionnel.L’Atelier de la dématérialisation organisé par le Forum Atena recherchera donc avec les Opérateurs et les Prestataires de gestion documentaire, les meilleures méthodes et solutions pour savoir préparer et pour conduire à bonne fin, dans le contexte règlementaire en vigueur, chaque projet de dématérialisation des échanges et des transactions.La dématérialisation à valeur probante étant fondée sur une convention de correspondance sécurisée, et donc fondée sur le consentement mutuel des parties, il s’agit d’assurer aux entreprises l’adhésion de chacun de leurs partenaires à un « Réseau Sécurisé » sur le plan juridique, informatique et professionnel, et certifié éventuellement par un tiers de confiance.Les solutions devront assurer techniquement aux entreprises, dans un souci d’uniformité, la sécurité des employés et des parties, la confiance dans leurs échanges, et la valeur légale certaine de leurs documents dont la correspondance en ligne et l’archivage électronique doivent s’interfacer à leurs logiciels de gestion et à leurs ERP existants.
L’Atelier de la Dématérialisation invite donc les Opérateurs, Editeurs de logiciels, Prestataires de gestion documentaire, Entreprises et Administrations à se réunir le 26 JUIN à 14 H.
La réunion aura lieu à l’Echangeur PME, CCIP Bourse de Commerce, 2 rue de Viarmes – PARIS 75001.
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La présentation générale fera le point de la situation règlementaire et des problèmes rencontrés pour dématérialiser sur un plan pratique les documents, leur correspondance et leur archivage avec les niveaux de sécurité, de légalité et de confiance nécessaires.Les invités préciseront ce qu’ils attendent d’un groupe de travail sur la dématérialisation dont les fonctions essentielles organisent la sécurité des Réseaux de Correspondances et de Transactions en ligne, et assurent l’interopérabilité des échanges entre les parties signataires d’une convention d’échanges électroniques et les opérateurs responsables de la chaine de dématérialisation à valeur probante.Cette invitation réunira les Opérateurs et les Prestataires avec les Banques qui garantissent déjà la dématérialisation des titres monétaires et de certains instruments financiers.Un questionnaire sera remis aux Participants à l’issue de cette première séance de travail afin de connaitre leurs besoins, leurs priorités et leurs attentes de manière à orienter précisément ce premier groupe de travail dans la bonne direction.Plusieurs entreprises se sont déjà manifestées pour demander un groupe de travail qui établirait les règles de conformité à respecter pour conduire leur projet de dématérialisation des échanges et des transactions sur un réseau sécurisé à valeur probante intégrant leurs courriers, commandes, factures, et ordres de paiement électroniques (SEPA).
(1) Le cadre règlementaire comprend notamment : Loi du 13 Mars 2000, LCEN du 21 Juin 2004 (PSCE), SES Art.1-2 décret du 30 mars 2001, DCSSI Décret du 18 Avril 2202, Décret N° 2003-659 du 18 Juillet 2003 (émission & conservation des factures électroniques), Instruction fiscale du 7 Août 2003 (BOI N°136),Obligations fiscales 13L-1- 06 N° 12 du 24 Janvier 2006, Obligation de conservation fiscale 3E-1-07 N°4 du 11 Janvier 2007, Art.56 nouveau code des marchés publics, Ordonnance du 16 Juin 2005 (contrats), Loi de Sécurité Financière du 1er Août 2003, Art. 34 de la Loi Informatique et Libertés ; Art 226-17 du Code Pénal. Loi du 9 Juillet 2004 relative aux communications électroniques, Gouvernance du RGI Décret du 2 Mars 2007, Gouvernance du RGS Art.9 de l’Ordonnance N° 2005-1516 du 8 Décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives.
